Komunikasi strategik kunci kecemerlangan organisasi

SAUDARA PENGARANG

Dalam era pengurusan organisasi yang semakin kompleks dan pantas berubah, kegagalan komunikasi boleh menjadi punca kepada pelbagai konflik, kelewatan kerja dan kemerosotan prestasi. Justeru, komunikasi strategik bukan lagi sekadar fungsi sokongan, sebaliknya perlu diangkat menjadi nadi utama yang menentukan kecemerlangan sesebuah organisasi.

Secara umumnya, komunikasi strategik organisasi merujuk kepada proses penyampaian, pertukaran dan perkongsian maklumat, idea, arahan serta maklum balas dalam sesebuah organisasi bagi memastikan setiap individu dapat bekerjasama sebagai satu pasukan untuk mencapai matlamat organisasi.

Lazimnya amalan komunikasi ini mencakupi beberapa skop seperti komunikasi pihak pengurusan dengan pekerja, komunikasi sesama pekerja, serta organisasi dengan semua pemegang taruh seperti pelanggan, anggota masyarakat atau pihak berkepentingan lain.

Pada masa sama komunikasi organisasi boleh berlaku secara formal mahupun tidak formal dalam pelbagai bentuk seperti komunikasi lisan yang lazimnya berlaku dalam bentuk perjumpaan fizikal atau bersemuka seperti mesyuarat atau perbincangan, komunikasi bertulis seperti surat, emel mahupun memo, komunikasi digital yang semakin rancak pada era ini seperti melalui platform media sosial, portal, atau aplikasi tertentu.

Justeru komunikasi yang strategik dilihat pemangkin utama kejayaan dan keberkesanan fungsi sesuatu organisasi khususnya dalam konteks mencapai matlamat, objektif dan sasaran yang telah ditetapkan.

Antara impak positif amalan komunikasi yang strategik dan berkesan ialah kefahaman yang selaras dalam kalangan anggota pasukan akan membantu mewujudkan kerjasama yang kuat di mana masing-masing akan bekerja menuju hala tuju dan sasaran yang sama.

Ia juga akan membolehkan warga kerja jelas dengan tugasan yang diamanahkan, selain memahami ekspektasi yang disandarkan oleh penyelia, majikan dan organisasi sekali gus akan mendorong ke arah penghasilan output kerja yang lebih berkualiti.

Komunikasi yang strategik juga akan membantu membina tahap kepercayaan dan keyakinan yang tinggi dalam organisasi di mana proses pembinaan pasukan akan lebih efektif dan berdaya tahan, yakni mampu mencetuskan motivasi dan semangat kerja yang tinggi. Tuntasnya, amalan komunikasi berkesan di semua peringkat organisasi membolehkan produktiviti meningkat dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Sebaliknya antara kesan negatif amalan komunikasi yang gagal ialah, komunikasi yang tidak betul sudah semestinya akan mencetuskan pelbagai salah faham dan konflik dalaman di sesuatu organisasi sekali gus boleh menjejaskan keharmonian perhubungan serta keberkesanan proses penyampaian perkhidmatan.

Selain itu, apabila staf kurang faham atau tidak jelas dengan arahan yang diterima maka ia boleh membawa kepada pelaksanaan kerja yang berulang dan ini akan membawa kepada pembaziran masa dan pelbagai sumber lain.

Dalam kes yang lebih drastik dan serius, kekangan komunikasi boleh menyebabkan prestasi serta sasaran kerja individu, pasukan dan organisasi menurun dan terjejas teruk. Akhirnya ini akan membawa kepada kemerosotan dalam moral dan motivasi warga kerja sekali gus mengganggu hala tuju dan masa depan organisasi secara keseluruhan.

Secara prinsipnya, amalan komunikasi yang strategik dan berkesan akan menyumbang kepada pembentukan nilai dan motivasi pasukan yang hebat yang akan membantu memacu dan melonjakkan kejayaan organisasi kelak.

Dalam konteks ini, amalan komunikasi mestilah berpaksikan kepada beberapa elemen penting, antaranya tahap integriti yang tinggi. Komunikasi perlu berlaku secara dua hala, adil dan profesional tanpa sebarang prejudis, was-was mahupun persepsi yang boleh meruntuhkan kepercayaan serta keharmonian hubungan dalam kalangan warga kerja organisasi.

Integriti dalam skop komunikasi juga perlu bersandarkan kepada nilai-nilai seperti jujur, telus dan bertanggungjawab dalam setiap proses penyampaian maklumat, perbincangan dan maklum balas. Ringkasnya, integriti perlu jadi tunjang amalan komunikasi berkesan di setiap organisasi.

Komunikasi yang berlaku juga perlu menzahirkan elemen amalan yang teratur, sistematik dan boleh diakses serta dinilai dengan mudah dan berkesan. Teknik, proses dan prosedur komunikasi yang digunapakai perlu menggunakan pendekatan yang standard dan boleh difahami dan diamalkan oleh semua warga kerja tanpa sebarang kekeliruan. Mudahnya, amalan komunikasi perlu didokumenkan secara teratur supaya boleh dirujuk dan digunapakai oleh semua pihak.

Di samping itu elemen lain ialah komunikasi strategik organisasi juga perlu menzahir dan mempromosikan tuntutan komitmen bersama seluruh warga kerja dari atas hingga ke bawah. Pihak pengurusan perlu pikul amanah dan tanggungjawab untuk menyampaikan maklumat demi memacu kefahaman bersama, manakala warga kerja lain perlu pikul tanggungjawab untuk mendengar dan memahami hasrat majikan sekali gus menyumbang kepada kejayaan.

Pada masa sama, perkembangan pesat dunia digital pula meletakkan setiap organisasi berhadapan dengan cabaran komunikasi yang lebih kompleks termasuk lambakan maklumat, penyebaran persepsi melalui media sosial serta jurang komunikasi antara generasi di tempat kerja. Justeru, pendekatan komunikasi yang pantas sahaja tidak mencukupi, sebaliknya perlu bersifat strategik, telus dan berempati.

Dalam hal ini, komunikasi yang baik bukan sekadar memastikan arahan difahami, tetapi turut menuntut kemampuan untuk mendengar, memahami emosi dan menghargai pandangan warga kerja. Elemen empati inilah yang membantu membina hubungan kerja yang lebih harmoni dan saling mempercayai.

Secara keseluruhannya, komunikasi strategik bukanlah sekadar instrumen pengurusan, malah ia merupakan manifestasi integriti sesebuah organisasi. Apabila maklumat gagal disampaikan dengan tepat dan telus, ia bukan sahaja membantutkan pencapaian objektif, malah menghakis kepercayaan yang menjadi asas kepada kerjasama pasukan.

Oleh itu, setiap pemimpin dan warga kerja harus sedar bahawa komunikasi yang berkesan menuntut lebih daripada sekadar kepetahan berbicara, yakni ia memerlukan kejujuran dalam penyampaian, ketertiban dalam sistem, dan keikhlasan dalam mendengar. Tuntasnya, dalam dunia organisasi yang semakin mencabar, komunikasi strategik bukan lagi pilihan, tetapi keperluan yang menentukan jatuh bangun sesebuah institusi.

Artikel ini merupakan pandangan peribadi penulis dan tidak semestinya mewakili pandangan mahu pun pendirian rasmi RTM.

Noor Mohamad Shakil Hameed
Timbalan Pengarah (Komunikasi Korporat)
Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat
Universiti Putra Malaysia
E-mel: nmohd77@upm.edu.my